Інформаційна база та організація економічного аналізу
Тема: Інформаційна база та організація економічного аналізу
Система економічної інформації.
Класифікація інформації для економічного аналізу.
Структура економічної інформації та засоби її формалізованого описування.
Інформаційне забезпечення економічного аналізу та його структура.
Головні етапи аналітичної роботи та їх характеристика.
Система економічної інформації
Термін «інформація» (лат.) означає «пояснення», «викладення», «повідомлення». Початок вживання цього терміну припадає на кінець ХІХ ст., але спочатку це поняття використовувалось лише щодо засобів зв'язку. Розвиток науки та техніки привів до переосмислення змісту цього терміну з виокремленням особистих та специфічних видів інформації відносно до сфери застосування.
На всіх стадіях обігу інформації як економічного блага виявляються її унікальні властивості, які сприяють вдосконаленню організації бізнесу.
Економічна інформація є одним з найважливіших різновидів інформації взагалі.
Економічній інформації притаманні певні особливості:
специфічність форми надання і відображення у вигляді первинних і зведених документів;
об'ємність: вдосконалення управління супроводжується збільшенням супутніх потоків інформації;
циклічність: для більшості виробничих процесів характерна повторюваність стадій обробки інформації;
відображення результатів виробничо-господарської діяльності за допомогою системи натуральних і вартісних показників;
специфічність за способом обробки: у процесі обробки переважно застосовуються арифметичні і логічні операції.
Сукупність економічної інформації класифікується за різними напрямами. Основними критеріями класифікації є:
за фазами і процесами господарської діяльності – інформація про виробництво, розподіл, обмін, споживання;
за елементами (чинниками) відтворення – інформація про населення і трудові ресурси, природні ресурси, продукцію і послуги, грошові кошти, тощо;
за структурними одиницями – галузями національної економіки, регіонами, підприємствами і організаціями;
за належністю до тієї або іншій функції управління виділяють: планову, організаційну, облікову, аналітичну, контрольну та інші види інформації;
за характером дії на споживачів розрізняють економічну інформацію щодо повідомлення і управління: перша містить відомості, які використовуються для обґрунтування управлінських рішень, друга – результати ухвалення рішень, які доводяться до виконавців і підлягають реалізації;
спрямована і не спрямована економічна інформація розрізняється залежно від способу її доведення до користувачів: у першому випадку економічна інформація доводиться до одного або декількох конкретних адресатів, як правило, у формах уніфікованих документів і регламентованому часовому режимі, у другому – економічна інформація має універсальний характер і припускає, як правило, активний її пошук з боку споживачів у момент виникнення інформаційної потреби.
Інформація – це головний елемент будь-якої з функцій управління. Процес управління взагалі та кожна його підсистема зокрема, в тому числі і підсистема аналізу господарської діяльності, являє собою інформаційну, тобто комунікативну, систему зі збору, передачі, обробки та зберігання інформації про об'єкт управління.
Украй важливим у вивченні інформації є розкриття трьох основних її аспектів:
синтаксичний – характеризує структуру і форму надання інформації в рамках кількісної теорії інформації, проте для вивчення інформації в економічній системі найбільш значущими є семантичний і прагматичний аспекти;
семантичний – інформація повинна володіти певним сенсом;
прагматичний – здатність інформації впливати на процеси управління, тобто цінність, корисність.
У цілому інформацію слід розглядати як засіб зниження невизначеності, який сприяє досягненню конкретної мети того або іншого суб'єкта (у даному випадку в економічній сфері).
Не всякі дані про досліджуваний об'єкт є інформацією, а лише ті, які допомагають усунути невизначеність щодо об'єкта дослідження. Тобто дані можуть зберігатися, оброблятися, передаватися тощо, на них можуть бути витрачені трудові, часові і фінансові ресурси, але ці дані не є інформацією, тому що вони не знижують рівень невизначеності знань про об'єкт дослідження і не використовуються в процесі аналізу. Відомості, що входять в систему економічної інформації, з погляду суб'єктів, які їх сприймають, містять інформацію лише в тій мірі, в якій вони нові і корисні для вирішення сформованих завдань.
Класифікація інформації для економічного аналізу
Різновидом управлінської інформації є економічна інформація, тобто ті економічні дані, що відображають через систему натуральних, трудових і вартісних показників характер планової та фактичної виробничо-господарської діяльності, причинні взаємозв’язки між системою управління та об’єктами управління.
Цінність і своєчасність управлінського рішення значною мірою залежить від здатності управління в потрібний момент зібрати, проаналізувати та проінтерпретувати інформацію. Спеціалісти кажуть, що рецепт для ефективного рішення є тільки один: 90% інформації і 10% натхнення. Прийняття управлінських рішень пов’язане з постійним перетворенням інформації, а сам процес управління має інформаційний характер. На кожній зі стадій управління використовується конкретна вхідна інформація й одночасно формується результатна вихідна інформація, яка є вхідною на інших стадіях управління.
Інформацію для економічного аналізу поділяють на кілька типів, які є суттєвими для розробки технологій.
Фактична інформація, яка використовується для аналізу, є дуже різноманітною і великою за обсягом, формується з різних джерел, потребує накопичення в базі даних і дальшої обробки, в основній масі циклічно повторюється.
Розв’язання аналітичних задач потребує фактичної інформації як про внутрішнє, так і про зовнішнє середовище. Ця інформація є основою для аналізу виконання планів, вивчення динаміки економічних показників та прогнозування на майбутнє.
Вона не завжди є достовірною і може мати різні похибки, пов’язані із використанням певних методів вимірювання і розрахунків, похибками у вибірці, глибиною професійних знань спеціаліста, який вибрав методику розрахунку та дав оцінку. За результатами оцінки формується база даних для прогнозування майбутнього, особливо коли використовуються бази знань та експертні системи.
Для прогнозування використовуються різні методи й моделі розрахунків (кореляційний і регресивний аналіз, екстраполяція тенденцій), знання експертів і спеціалістів у конкретній сфері. Для забезпечення достовірності прогнозу доцільно використовувати різні методи прогнозування та порівнювати отримані результати. Також майже завжди є можливість порівняти прогнозну й фактичну інформацію та зробити необхідні висновки. Основою для оцінки та прогнозування є узагальнені зв’язки, які характеризують рівень залежності досліджуваного показника від одного чи кількох інших показників, як, наприклад, обсяг продажу і план витрат ресурсів підприємства.
До неї відносять відомості про плани конкурентів, про науково-технічні досягнення, можливі зміни в законодавстві країн стосовно виробництва, торгівлі, податків тощо.
Аналітичну інформацію можна подати в табличній та графічній формах, у вигляді текстів і динамічних рядів.
Найбільш поширеною формою подання первинної та результатної інформації є таблична. Таку форму мають первинні документи (рядки в документах і реквізити, які можна розглядати як графи), вихідні документи (звіти, відомості, розрахунки, таблиці), дані на машинних носіях у реляційних базах даних.
Обробка табличної інформації забезпечується засобами електронних таблиць (Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 в сучасних версіях) та організацією реляційних баз даних з використанням систем управління базами даних (СУБД): FoxPro for Windows, Access, Informix, Oracle. Табличні процесори сприяють виконанню традиційних розрахунків, пов’язаних з маніпулюванням даними рядків і граф, завдяки наявності вбудованих функцій, а також дають змогу виконувати спеціальні аналітичні розрахунки. Передбачено також функцію експорту-імпорту даних з формату електронних таблиць у бази даних, і навпаки.
Чільне місце у відображенні результатів аналітичних розрахунків належить графічній формі, яка дає наочне й концентроване уявлення про динаміку процесів, функціональні залежності між двома і більше факторами економічного аналізу, сприяє виявленню тенденцій і закономірностей.
Графіки різних видів будуються за допомогою електронних таблиць, окремих текстових процесорів або спеціального програмного забезпечення (наприклад STATGRAPHICS). Аналітик може користуватися графічною інформацією, яка є результатом розв’язання аналітичних задач на підприємстві або надійшла із зовнішніх джерел. Сучасні засоби оргтехніки з відповідним програмним забезпеченням уможливлюють використання зовнішньої графічної інформації.
Текстова інформація – найменш формалізована форма відображення інформації. Переважну більшість такої інформації не фіксовано на машинних носіях, певна частина її перебуває в базах даних. Для її формування в електронному вигляді використовуються текстові процесори Windows Word, ЛЕКСИКОН та ін. Текстові файли не підлягають автоматизованій обробці (наприклад, пошуку та групуванню даних, видачі інформації на запит). Використання Web-технологій забезпечує організацію, ведення і дальше використання баз даних у вигляді гіпертексту. Гіпертекстова технологія дає змогу користувачеві переміщуватися від одних об’єктів інформації до інших з урахуванням їхніх змістових і семантичних зв’язків.
Усю сукупність інформації, яка використовується в економічному аналізі й забезпечує управлінську систему та заінтересованих сторонніх користувачів, можна розподілити (з урахуванням головних джерел) на внутрішню та зовнішню групи, які утворюються з планово-облікових та позаоблікових даних.
До зовнішньої інформації відносять: матеріали перевірок податкової служби, пояснювальні й довідкові записки, листування з керуючою організацією, з фінансовими й кредитними органами; матеріали цільових обстежень, перевірок, особистих спостережень працівників та аналітиків, спеціальних вибірок, відомості, передані по радіо чи телебаченню, технічну документацію та устаткування, технологію тощо. Зовнішню офіційну бухгалтерську й статистичну звітність уніфіковано відповідними стандартами бухгалтерського, податкового та статистичного обліку і звітності. Джерелом зовнішньої інформації можуть бути:
Публікації: звіти державних агентств; звіти торговельних асоціацій; наукові публікації; аналітичні.
У проектуванні інформаційної бази економічного аналізу враховують основні характеристики економічної інформації, які впливають на вибір інформаційних технологій розв’язування задач. Це можна зробити за допомогою її класифікації за певними ознаками:
за стадіями управління розрізняють прогнозну, планову, облікову, нормативну інформацію та інформацію для аналізу господарської діяльності, оперативного управління;
за місцем утворення інформація для економічного аналізу поділяється на внутрішню й зовнішню;
за стабільністю аналітичну інформацію поділяють на постійну (сталу), умовно-постійну та змінну;
за стадіями створення економічна інформація поділяється на вхідну та вихідну;
за насиченістю реквізитами аналітична інформація буває: достатньою, недостатньою і надлишковою;
за способом фіксації розрізняють усну й документальну інформацію, зафіксовану на паперових і машинних носіях;
за елементами структури: реквізит, показник, масив, потік;
за формою подання даних: алфавітна, цифрова, алфавітно-цифрова;
за стабільністю руху відносно системи керування: періодична (регулярна), неперіодична (епізодична), одноразова;
за певними додатковими ознаками – інформація про фінансовий стан тощо;
за предметом господарської діяльності – інформація про продукцію, інформація про послуги.
Названі ознаки класифікації інформації є одночасно ознаками її ідентифікації (кодифікації) у разі подання в документальній формі і використовуються в операціях пошуку інформації.
Найважливішими особливостями економічної інформації є: динамічність, взаємозв’язаний характер, нерівномірність виникнення протягом року, дискретність, єдність і взаємообумовленість показників (як передумова системного використання економічної інформації в процесі машинної обробки).
Специфічними ознаками економічної інформації є її залежність від об’єкта управління; переважання у формі подання даних алфавітно-цифрових знаків; необхідна висока точність результатів обчислень та оформлення їх у вигляді, зручному для сприйняття людиною; значне поширення документів як носіїв вхідних даних та результатів обробки; великі обсяги оброблюваної інформації; можливість одержання значної кількості похідних даних у разі обробки тих самих показників за різною методикою; постійне нагромадження й тривале зберігання.
Економічна інформація досить неоднорідна, вона має складну схему взаємозв’язків окремих її видів. Різновидами економічної інформації є облікова інформація та інформація аналізу господарської діяльності, яким притаманні як спільні властивості, так і низка специфічних особливостей.
Обліково-аналітична інформація є основою для прийняття рішень з організації, планування й регулювання господарської діяльності підприємства. Особливості облікової інформації залежать від видів обліку (оперативний, бухгалтерський, статистичний); форми бухгалтерського обліку (таблично-автоматизована, діалогова, безпаперова); від джерел та методів формування змінної та умовно-постійної інформації та алгоритму їх машинної обробки.
Облікові дані відображають фактичний стан виробничо-господарської діяльності підприємства і є інформаційною моделлю виробництва. Крім відображення дійсного стану об’єкта, на облікову інформацію покладається й ретроспективна функція, що потребує тривалого зберігання цієї інформації (у вигляді форм бухгалтерської звітності).
Аналітична інформація відрізняється від облікової. Дані для аналізу беруть з одного або кількох різновидів економічної інформації (планової, облікової, нормативної, прогнозної).
Наприклад, для аналізу виконання планових завдань використовуються планові та облікові дані. Факторний аналіз обмежує джерела формування інформації для аналізу господарської діяльності одним різновидом даних. Тому первинне формування такої інформації залежить від низки причин, основними з яких слід вважати вид аналізу господарської діяльності, а також цілі аналізу та його завдання.
Аналітична інформація нагромаджується, зберігається та використовується відповідно до планів та програм аналітичної роботи на підприємстві згідно з визначеною організаційною формою.
Аналітичним розрахункам властива наявність значного обсягу логічних операцій, поєднаних з арифметичними за складними алгоритмами. Можливість формалізованого запису даних сприяє використанню ЕОМ для розв’язування аналітичних задач. До інформації, яка використовується для аналізу господарської діяльності, висуваються такі вимоги: достовірність, своєчасність, повнота, детальність, багатоаспектність.
Результати аналізу можна подати також у вигляді графіків, діаграм тощо. Для аналітичної роботи найбільшу значущість має процедура математичної обробки та наступне використання результатів аналітичних розрахунків у інтересах управління. На відміну від облікової інформації, коло споживачів результатів аналітичних розрахунків є значно ширшим та різноманітнішим. Бухгалтерська та аналітична інформація мають бути релевантними, тобто відповідати вимогам розв’язання відповідних функціональних управлінських завдань.
Структура економічної інформації та засоби її формалізованого описування
У всій сукупності економічної інформації прийнято розрізняти наступні структурні одиниці ( починаючи від найнижчої ).
Синоніми поняття реквізит – поле, атрибут, елемент даних. Реквізит – логічно-неподільний елемент. Реквізити бувають двох видів: кількісні реквізити-основи і якісні – реквізити-ознаки.
Реквізит-основа розкриває абсолютне або відносне кількісне значення реквізиту-ознаки.
Реквізит - ознака описує якісні властивості об’єкта.
Структура реквізиту – це спосіб подання його значень. Вона включає довжину і тип. Довжина – це кількість символів, що утворюють значення реквізиту. Тип реквізиту описує властивості об’єкта,які може відображати його значення. Існують типи реквізитів: числові, тестові, логічні, дата.
З реквізитів утворюються показники – структурні одиниці, які характеризують конкретний об'єкт управління з кількісної і якісної сторін.
Синонімом поняття показник є поле.
Набір взаємопов’язаних даних однієї форми з усіма її значеннями являє собою масив даних (сукупність даних про рух товарів на підприємстві);
Показники в масиві можна упорядковувати по убуванню або зростанню значень відповідних реквізитів або їх комбінацій. Такі реквізити називаються ключовими. Синонімом поняття інформаційний масив в СУБД є таблиця.
Набір взаємопов’язаних даних однієї форми з усіма її значеннями являє собою масив даних (сукупність даних про рух товарів на підприємстві).
.
Інформаційна підсистема формується з певних масивів, склад яких заздрості від задач, вирішуваних даною інформаційною підсистемою.
Оскільки реквізит є основним і неподільним елементом економічної інформації, то перш ніж розпочинати автоматизовану обробку даних, необхідно формалізовано подати реквізити. Цю дію виконують, здебільшого, користуючись таблицею з такими графами: «Назва реквізиту», «Позначення», «Тип», «Довжина», «Кількість знаків після коми», «Ідентифікатор».
Назва атрибута є природною, тобто відповідає його сенсу. Позначення в формулах – як правило, це один символ кирилиці або латинського алфавіту. Прийнято позначати атрибути-основи великими літерами, атрибути-ознаки – м маленькими. Позначення використовуються при розробці математичного опису алгоритму (формалізованого опису показників).
Тип – атрибути бувають кількісні (планові, фактичні, розрахункові, нормативні та ін.) та якісні (групувальні, довідкові).
Можливість використання того або іншого формату атрибута залежить від використання конкретної системи керування базою даних, тобто від того, які типи полів вона підтримує. Довжина – максимальна кількість знаків, яку може займати значення атрибута. Точність – ця характеристика притаманна для кількісних атрибутів. Точність дорівнює кількості знаків після десяткової крапки.
Щоб формалізовано подати будь-який показник, насамперед потрібно виокремити його складові (реквізити), позначити кожний з них і визначити його тип. Цього достатньо, аби мати змогу формалізовано записувати показники, тобто подавати їх у вигляді формул чи математичних виразів, а також будувати алгоритми їх визначення.
Для того щоб забезпечити організацію та формалізоване подання економічної інформації, її пошук і обробку, а також для скорочення обсягів оброблюваних даних потрібні їх попередня класифікація і кодування.
.
Формалізований опис показників передбачає математичний опис алгоритму). Показник складається з атрибутів (реквізитів). Для створення його необхідний один атрибут-основа (кількісний) та один або більше якісних атрибутів (ознак).
Інформаційне забезпечення економічного аналізу та його структура
Це стосується різних видів діяльності, наприклад виробничої і збутової, сервісного обслуговування, включаючи підвищення технологічності виробництва, якості вироблюваної продукції, зниження її собівартості, рекламу, інформацію про асортимент продукції, ціни, форми організації сервісу тощо.
Отже, інформаційне забезпечення є важливим етапом та необхідною умовою організації і проведення економічного аналізу. Це пояснюється тим, що від складу, змісту, якості вихідних даних залежить ефективність аналітичного дослідження, об'єктивність і дієвість його результатів.
У практиці інформаційного забезпечення використовують два поняття: дані та інформація, які часто ототожнюють. Проте це різні поняття.
Вони однаковою мірою фіксують стан великих систем та їх елементарних часток. Дані можуть бути представлені у різних формах: числові, описові, схематичні, рисовані, накреслені.
Мал.1. Форми даних
Отже, дані – це величина, число або зображення, яке вводиться у процес інформаційної обробки або виводиться з нього.
Процес переробки даних у корисну інформацію включає такі три стадії відбору: фізичну, семантичну, прагматичну.
Мал. 2. Стадії відбору даних
Фізична стадія пов'язана з реальною можливістю її сприйняття та обробки.
Семантична стадія обумовлена прийнятими погодженнями і стандартами знаків, кодів, термінів.
Прагматична – це стадія, на якій оцінюється корисність даних і потреба в них.
Одним із найважливіших видів інформації є економічна, яка входить до складу системи економічної інформації. Система економічної інформації є сукупністю методів генерації, передання і переробки інформації в усіх ланках економіки підприємства.
На рівні підприємства економічна інформація є сукупністю відомостей про діяльність підприємств, їх структурних підрозділів та асоціацій, які відображаються в економічних показниках. Вона відіграє надзвичайно важливу роль в управлінні виробничою діяльністю і підприємством у цілому. Наприклад, з одного боку, використовуючи інформацію про матеріальні запаси, необхідні для забезпечення безперебійного їх спрямування у виробництво, можна обґрунтувати необхідність залучення кредитних ресурсів і прийняти відповідне управлінське рішення. З іншого боку, можна навпаки відмінити таке саме рішення за умови створення мінімального запасу сировини і матеріалів для найбільш раціонального й ефективного використання вивільнених ресурсів.
Вибір того чи іншого рішення має підкріплюватися додатковою інформацією, відповідними розрахунками та аналітичними висновками. Зокрема, це стосується врахування та порівняння всіх можливих витрат (витрати на зберігання сировини, матеріалів, плата за кредит), а також доходів, які можна отримати завдяки ритмічній роботі, випуску продукції і дотриманню договірних зобов'язань з реалізації і постачання продукції, своєчасних розрахунків з покупцями.
Головні етапи аналітичної роботи та їх характеристика
Значне місце в організації аналітичної роботи належить визначенню змісту і послідовності окремих її етапів. Перелік етапів економічного аналізу в підручниках різних авторів і навчальних посібниках коливається в межах від трьох до восьми.
Наявність у суб'єктів господарювання різноманітних як технічних, так і економічних засобів досягнення цілі – випуску продукції (товарів) впливає, у свою чергу, на особливості планування аналітичної роботи, кількість та послідовність етапів.
Визначення методу економічного аналізу дає змогу сформулювати ті головні елементи, які характеризують етапи аналітичної роботи:
вивчення і попередня оцінка досягнутого підприємством рівня (проти запланованого);
вимірювання взаємозв'язку показників і факторів та визначення на цій основі причин розбіжностей планових і фактичних показників;
підсумкова оцінка, підрахунок резервів підвищення ефективності господарювання.
Ці головні елементи майже повністю збігаються з найбільш практично поширеною організацією аналітичної роботи за трьома етапами: підготовчим, основним і завершальним.
Підготовчий етап:
розробка плану та програми аналітичної роботи;
вибір і визначення загального стану об'єкта аналізу;
формування цілей та завдань аналізу і напрямків використання його результатів;
розробка системи синтетичних та аналітичних показників, за допомогою яких характеризується об'єкт аналізу;
розподіл роботи між аналітиками;
розробка макетів і форм аналітичних таблиць, графіків, схем;
перевірка достовірності джерел інформації та вивчення матеріалів попередніх обстежень;
визначення конкретних виконавців та розподіл обов'язків між ними, а також інші організаційні питання.
Основний етап:
збирання та опрацьовування необхідної інформації;
перевірка повноти й вірогідності звітних даних, проведення арифметичного, логічного і балансового зведення показників;
визначення загальних відхилень величини показників виконання завдань від базових величин;
виявлення взаємодіючих факторів і обчислення їхнього впливу на зміну величини показників;
виявлення зайвих витрат і невикористаних можливостей (перспективних резервів) підвищення ефективності виробництва.
Завершальний етап:
проведення підсумкової оцінки діяльності і узагальнення результатів аналізу;
розробка висновків і пропозицій щодо прийняття належних управлінських рішень за результатами аналізу, відповідно до його цілей і завдань, ці висновки та пропозиції оформляються у вигляді пояснювальної записки до звіту чи доповідної записки на ім'я керівника підприємства або особи, за доручення якої проводився аналіз;
розробка організаційно-технічних заходів щодо усунення недоліків, підвищення ефективності використання виявлених резервів (за виконанням заходів слід встановити дійовий повсякденний контроль);
підготовка розпорядчих актів, призначення осіб, відповідальних за виконання прийнятих рішень;
контроль за впровадженням у виробництво пропозицій, що Їх було висунуто за результатами аналізу.
У процесі аналітичної роботи окремі складові названих етапів можуть повторюватися. Така ситуація стає можливою, наприклад, тоді, коли на якомусь із етапів дослідження виникає необхідність розширити факторне поле аналізу, що потребує нової допоміжної роботи.
Межі етапів мають певною мірою умовний характер і є дуже рухливими: за рахунок інтенсифікації робіт на одному з етапів відбувається скорочення на якомусь іншому і т. п. Отже, головним завданням такої поетапної регламентації економічного аналізу є забезпечення дійового поточного контролю за дотриманням якості аналітичної роботи і термінів її виконання.
Питання для самоконтролю:
Яка роль інформації в аналітичному дослідженні?
Які вимоги ставляться до аналітичної інформації?
Яка різниця між внутрішніми і зовнішніми джерелами економічного аналізу?
Що лежить в основі інформаційного забезпечення економічного аналізу?
Які ви знаєте етапи аналітичної роботи?
Література:
Паланюк М.А., Петренко В.Г. Економічний аналіз, – К.: Аграрна освіта, 2010, с. 34 – 55.