Основні реквізити ділових паперів
Реквізити — це вихідні дані документа, відсутність яких позбавляє документ юридичної сили.
Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, при виготовленні уніфікованої форми або бланка документа, змінні — під час складання документа.
Кожен документ має свій набір реквізитів, це залежить від його виду, змісту. ДСТУ 4163-2003 визначає максимальний склад реквізитів і порядок їхнього розташування.
Склад реквізитів документів:
01 – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02 – зображення емблеми організації або товарного знака;
03 - зображення нагород;
04 – код організації;
05 - код форми документа;
06 – назва організації вищого рівня;
07 - назва організації;
08 - назва структурного підрозділу організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний індекс документа;
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 - місце складання або видання документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження документа;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
24 - гриф погодження документа;
25 - візи документа;
26 - відбиток печатки;
27 - відмітка про засвідчення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надійдення документа до організації;
32 - запис про державну реєстрацію
Документи, які складаються в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва організації, назва виду документа (окрім листів), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.
ДСТУ 4163-2003 дає інформацію про вимоги до змісту та розташування реквізитів документів, проілюструємо надану інформацію.
1. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.
2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України.
На бланках документів недержавних організацій дозволено
розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба.
3. Зображення нагород відтворюють на бланках документів
згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на
рівні реквізитів назва організації та назва структурного підрозділу організації.
4. Код організації проставляють за після реквізиту довідкові дані про організацію.
5. Код форми документа (якщо він є) проставляють вище реквізиту назва виду документа .
6. Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у
разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.
7. Назва організації - автора документа повинна відповідати
назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву
організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в
статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у
дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.
8. Назву філії, територіального відділення, структурного
підрозділу організації зазначають тоді, коли вони - автори
документа, і розміщують нижче реквізиту назва організації.
9. Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та
інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у
банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.
10. Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.
У листі назву виду документа не зазначають.
11. Дата документа - це дата його підписання, затвердження,
прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом.
Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у
послідовності: число, місяць, рік.
Дату дозволено оформляти у послідовності: рік, місяць, число.
У нормативно-правових актах і фінансових документах
застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати,
наприклад: 29 січня 2001 року.
Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із
реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.
12. Реєстраційний індекс документа складають з його
порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.
Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то
реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з
цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску
згідно з послідовністю підписів авторів документа.
13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа
містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають
відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні
реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.
14. Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із
реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні
або нижче реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа».
15. Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для
службового користування) проставляють без лапок праворуч у
верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його
доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу .
16. Адресатами документа можуть бути організації, їхні
структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі
адресування документа організації або її структурному підрозділові
без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному
відмінку.
Приклад: Міністерство освіти і науки України
У разі адресування документа керівникові установи або його
заступникові назва установи входить до складу назви посади
адресата.
Приклад : Голові Державного комітету
статистики України
прізвище, ініціал(и)
Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи
зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у
давальному.
Державний комітет архівів України
Відділ формування Національного
архівного фонду і діловодства
провідному спеціалістові
прізвище, ініціал(и)
Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям,
адресата зазначають узагальнено.
державних архівів України
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово
«копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності
більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на
кожному документі зазначають тільки одного адресата.
До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку .
Міністерство охорони здоров'я України,
вул. Грушевського, 7,
м. Київ, 01021
Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному
відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали)
адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт,
район, область, поштовий індекс.
вул. Садова, буд. 7, кв. 24,
м. Вінниця, 21003
17. Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
Міністр фінансів України
Підпис Ініціал(и), прізвище
07.03.2001
У разі затвердження документа кількома посадовими особами
їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом,
протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.
Наказ Держкомархіву
України
16.05.2001 N 40
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.
18. Резолюція, яку ставить на документі посадова особа,
складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.
Прошу підготувати пропозицію про
постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001
Підпис
15.08.2001
Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.
Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.
19. Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.
Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?".
Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова
інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.
20. Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.
21. Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.
Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством .
Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.
Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
22. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.
1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за I квартал
2000 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 N 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Додатки: згідно з описом на 67 арк.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:
Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.
Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.
Додаток 1 до наказу Міністерства охорони здоров'я України
20.01.2001 N 25
23. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує
документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку,
скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого
підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.
статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище
2. Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.
Директор Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.
Заступник Міністра
юстиції України Підпис Ініціал(и), прізвище
фінансів України Підпис Ініціал(и), прізвище
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.
Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник».
Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.
24. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.
Заступник Міністра оборони України
Підпис Ініціал(и), прізвище
05.02.2001
Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:
Протокол засідання Правління
Національного банку України
23.01.2001 N 2
25. Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту «Підпис», як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.
Підпис Ініціал(и), прізвище
18.09.2001
Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.
26. Відбитком печатки організації засвідчують на документі
підпис відповідальної особи.
Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.
Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.
27. Відмітку про засвідчення копії документа складають зі
слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту «Підпис».
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
26.06.2001
28. Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
2. Іваненко Петро Михайлович 556 07 24
29. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.
Відповідь надіслано 13.05.2001 N 03-12/113
Посада Ініціал(и), прізвище
14.05.2001
30. Відмітка про наявність документа в електронній формі
містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та
інші пошукові дані. Її проставляють у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
31. Відмітка про надходження (реєстрування) документа до
організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби - годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітку про надходження документа до організації доцільно проставляти за допомогою штампа.
32. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади".
Його розташовують після номера акта чи після грифа
затвердження.